В России с 1 января 2020 года вступил в силу федеральный закон о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде. До 30 июня работодатели всех субъектов страны должны уведомить своих сотрудников об изменениях в законодательстве, предложив оформить электронную трудовую книжку.
У каждого работника есть право выбора. Оставить все как есть и остаться на бумажном носителе, либо перейти на новый формат. Работодатель обязан всем сотрудникам предложить написать соответствующее заявление. В том случае, если работник не сделает этого до 31 декабря 2020 года, то электронная трудовая книжка будет оформлена автоматически.
В случае выбора работником электронной версии книжки, работодатель будет обязан выдать ему бумажную трудовую. Тем самым он полностью снимет с себя всю ответственность за ее хранение и переложит ее непосредственно на работника. Получить электронную трудовую книжку можно на последнем месте работы, а также в многофункциональных центрах, Пенсионном Фонде РФ или на портале госуслуг.
В работе с электронными трудовыми книжками есть целый ряд преимуществ. В первую очередь это защита данных. Информация будет находится на электронных онлайн серверах пенсионного фонда РФ. При этом ни пожар, ни стихийные бедствия, из-за чего печатные трудовые книжки могут быть уничтожены, не повлияет на сохранность данных. Кроме того, работники смогут проверить с помощью онлайн версии корректность внесения данных, а также своевременность передачи сведений о трудовой деятельности в различные инстанции. Кроме того, работодатели будут избавлены от бумажной волокиты, что позволит разгрузить отделы кадров и оптимизировать затраты на этот вид деятельности.
Для тех, кто устраивается на работу впервые, бумажные трудовые книжки будут выдаваться в течение всего 2020 года. С 1 января 2021 года их выдача работникам будет окончательно прекращена. По новым правилам работодатель будет обязан отправлять информацию о каждом своем работнике в ПФР ежемесячно, чтобы поддерживать ее актуальность.
В соответствии с Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде":
Работодатели:
- с 1 января 2020 г. обязаны формировать в электронном виде сведения о трудовой деятельности на каждого работника и предоставлять их для хранения в Пенсионный фонд РФ (так называемая "электронная трудовая книжка");
- по 30 июня 2020 г. (включительно) обязаны уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Работники:
- с 1 января 2020 г. могут отказаться от продолжения ведения работодателем трудовых книжек в бумажном виде;
- по 31 декабря 2020 г. (включительно) должны подать письменное заявление (в произвольной форме), в котором необходимо выбрать: продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде (в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации) или предоставлять ему сведения о трудовой деятельности (в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации).